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想準時下班 必學會自我效率管理法

收藏 < 發給朋友 來源: 正北方网    發佈者:wenweiponmg
瀏覽30172次 【共0條評論】【我要評論 時間:2013年12月12日 10:48


 

[導讀]很多人感慨,在今天這個似乎忙碌才算充實的時代,準時下班根本不是自己能决定的事情——不是嗎?手頭的事情永遠做不完,頂頭上司晚上10點來電布置工作,身邊的同事也在自覺加班……

 

難道我們真的沒有出路嗎?

美好意願還是實際行動

“我在諮詢中遇到過一個堅持準時下班的北京人,他給我的印象十分深刻。”每天4點之後不再和任何人開會。結果呢?同事們也就習慣了有事一定在4點之前找他解决。”

問題的關鍵就在這兒——你會用實際行動支持自己認爲正確的事嗎?其實,很多時候我們都做不到。隨便問問身邊的人,健康重要嗎?估計沒人會說不重要。但是如果再繼續問下去,你是否爲了健康而堅持不吸烟、不喝酒、天天鍛煉、注意睡眠、只吃綠色食品呢?恐怕就沒幾個人能完全做到了。

準時下班也是一樣。誰都知道平衡生活的種種好處,但問題的關鍵在于你是否願意爲了實現目標而拿出具體行動。當我們找來一大堆外界理由,遇到困難就放弃,本質上還是在“準時下班”和“獲得認可、確認安全”之間作出了選擇。顯然,在這一刻,後者對你來說更有價值。

幾點下班,誰來决定

在五星級酒店做管理的安娜,前不久剛剛大病一場。出院時醫生警告她,如果繼續這樣玩命工作,後果將不堪設想。于是,等到重回工作崗位時,她就試著强迫自己下班準時離開辦公室。但是,一周以後,安娜發現自己的生活質量幷沒有多大提高,反而變得更糟——不管是吃飯還是洗澡,她的大腦還是在擔心可能出現的各種問題。

“她還沒弄清楚自己拼命工作的深層原因到底是什麽。”鐘谷蘭分析:“每個人加班背後的內在動機都不一樣。除去升職或加薪的現實原因外,經常加班的人,可能非常需要與所在團隊保持一致,或者是得到‘作爲父母替身’的老闆的贊揚和認可。只是强硬地讓自己减少工作時間,原先因爲加班而獲得的東西沒有了,焦慮就出現了。”

在諮詢師的幫助下,安娜意識到自己從小到大都“遵守”一個準則生活——我只有不斷努力,竭盡全力地工作和學習才可以,或者說才配得上享受幸福的生活。清楚了這一點,安娜豁然想通——原來一直不容許自己準時下班的人,是她自己。

所以,當一個每周工作60小時的人想馬上把時間降爲40小時時,諮詢師會建議他/她“慢慢來”,可以先梳理一下內心,看看自己“爲什麽而加班”。如果沒有理清就突然强硬减少工作時間,反而可能會陷入新的混亂。

維護邊界 原則靈活

心理學家一直强調,積極溝通是解决人際問題的有效方案。因此,在和老闆溝通準時下班的問題時,主動把“我可以在8小時內完成工作”的信息清晰地傳達給對方,是維護邊界的第一步。

遺憾的是,我們却經常爲了“一團和氣”而忽視自己的原則,即使感到邊界受到了侵犯,爲避免矛盾也選擇隱忍不說。剛剛工作的Apple就經常駡自己沒用:“我總是不敢說出真實的想法,明明加班的時候一肚子委屈,還不停‘感謝’老闆的信任和器重。”

這類負面情緒長期積累,很容易讓人一朝爆發。所以,專家提示,溝通時儘量就事論事,不要一開始就在心理上把雙方對立起來。其實,老闆和上司也都是心智成熟的成年人,他/她需要的只是你完成應盡的職責。而具體到準時下班這一問題,你們又是一同尋找問題解决方案的同盟者。

一位在通訊公司法律部工作的女律師說,她在入職前就明確向老闆表示:不希望周末加班。在此間的多次意向會談中,她不斷跟老闆講到自己可愛的5歲兒子,體貼的丈夫,自己對個人及家庭生活的看法和嚮往……她的生活態度獲得老闆的理解和認可。入職後,老闆幾乎從未要求她周末加班,而一旦公司發生緊急狀况,她也會以工作爲重,盡職盡責。這位女律師和老闆在工作時間和效能上的相互尊重,使他們獲得雙贏。

準時下班,可以教育你的老闆不要用工時長短來評價你的表現,也幫助同事和下屬學會尊重別人的時間安排,還有,讓偶爾的加班變得有趣。

和老闆一起確定任務

請老闆列出你工作中10個最重要的職責,同時自己也寫一份,兩份答案一致嗎?和老闆一起確定你的職責,才能知道他會如何評價你的業績,哪些任務才是最有價值的。

一段時間只做一件事

當大腦一次處理多件事時,每件事所需要的時間是集中精力處理一件事時的4倍。如果你一邊接電話,一邊寫郵件,結果是兩件事情你都要花費更多的時間。

巧妙處理意外任務

如果老闆突然讓你接手另外的項目,你可以回答:“我現在正忙著你交給我的那個XX計劃,如果再接這個新項目,恐怕就不能按時完成那個了。您更希望我先做完哪個?”——把衝突交給老闆。

下班時機靈閃人

如果你實在沒勇氣做“開路先鋒”,嘗試和關係比較好的同事一起按時下班——這樣可以减輕獨自離開座位的尷尬。

讓老闆清楚你的計劃和進程

不要以爲老闆知道你每天都在忙什麽,定期彙報工作進展,讓老闆知道你很善于自我管理,不用加班,一樣高效工作。

見證:按時完活,準時下班,我們還需要努力一點點。看看她們怎麽做到的。

“做好兩類計劃,幫我按時完成工作”

姚薇 强生(中國)World Wide EM Innovation中心 資深研究員

“準時下班對我來說差不多就是一個習慣,幾乎沒怎麽影響過我的生活。主要可以歸功于我很注意做好兩套計劃。首先是工作的整體計劃。每隔一段時間,我都要對負責的大小項目做統籌安排,計劃好什麽時候完成哪個步驟,什麽時候完工。通常給自己定的最後期限都比公司的期限要提前兩天,以免各種可能的意外發生。

而另一個就是每天的具體執行計劃。我經常隨身帶著小本子,家堣]隨處可見,平時想到什麽要做的事情,就隨手記下來。等到晚上的時候,整理成第二天要落實的備忘錄。這樣,我每天要做什麽就很清晰了。”

“做好最重要的3件事,比隨便做好10件還有效”

金銀花瑪氏中國研發部 産品開發工程師

“我以前也經常感到時間不够用,總是到了下班的時候,第二天要交的文件還沒做完,結果不得不加班。直到有一天,我詳細記錄了自己一天8個小時都在做什麽,才發現原來我總是先做例如收發郵件,整理實驗材料等容易做的小事,拖到最後才做難度比較大的事情,搞得自己很被動。

現在我每天都先確定好這一天堻怑垠n的事情是哪幾件,然後集中精力完成,之後再去做一些可以不怎麽花精力的瑣事,工作效率就提高了很多。我發現,工作不只是把備忘錄堛漕き﹞@條條地劃掉那麽簡單,保證做好重要的事情才是關鍵。”

“給自己一個底綫”

薛暢 私立學校 教務

“我要配合全校各個班主任的管理工作,每天大大小小的雜事不斷,還經常遇到突發事件,原來一直以爲不可能做到準時下班。但是,前些日子我爲了减肥,一時衝動在學校旁邊的健身中心辦了張健身卡。由于不想錯過晚上6點半的健身操時間,就不得不在6點前一定離開辦公室。沒想到的是,每周我去健身的那兩天,我還就真的能在下班前把工作做完。後來我發現,只要你自己規定一個死時間,工作效率也就提高了。本來我還信誓旦旦地計劃,大不了中午吃飯的時候加班,可實際上也沒用到。”

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